Структура записи элементов данных:
1) название рубрикатора (*);
2) указатель десятичной классификации (УДК);
3) название тезауруса (*);
4) информационное поле (*);
5) фасет (*);
6) дескриптор тезауруса (1);
7) дата ввода записи;
8) организация - создатель записи;
9) автор, авторский коллектив (*)(1);
10) основное заглавие (250);
11) место работы автора (страна);
12) место работы автора (область);
13) составитель текста записи (1);
14) редактор текста записи (1);
15) переводчик (1);
16) тип информации (*);
17) ключевые слова (через запятую) (1);
18) вид исходного документа;
19) дополнительные данные об исходном документе;
20) библиографическая ссылка (250)(*)(1).
Для формирования пунктов 1-3 необходимо пользоваться справочниками по УДК, пунктов 18 и 19 - таблицами кодов «вид документа» и «код дополнительных данных», имеющимися в документации к банку.
Поясним использованное выше понятие «фасет». Поскольку информационное поле охватывает очень широкий объем понятий, то используется фасетный метод классификации: термины внутри поля располагаются по фасетам - небольшим параллельным группам. Внутри фасеты - дескрипторы, т.е. еще более мелкое дробление. Все это делается для организации эффективного и удобного для пользователя и для системы поиска информации - по классу, по автору, по региону, по ключевым словам. Детальное описание фасетированного рубрикатора находится в документации банка и частично заведено в оболочку пользователя.
Поле записи данных.
В этом поле записывается содержательная часть информации, заносимой в ИПМ. В случае, если информация распадается на ряд единичных типов информации (т.е. образует информационный комплекс), поле записи данных распадается на отдельные подполя, в каждом из которых записывается отдельный ИПМ со своим названием.